Pengorganisasian pesan-pesan bisnis

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISASI DENGAN BAIK

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahnya, kadang kala tidak teroganisasi dengan baik. Adapun yang menyebabkannya sebagai berikut :

1. Bertele-tele
2. Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Dengan mengatur ide-ide secara logis, beraturan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan - kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Untuk dapat mengorganisasikan pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan yaitu :

·         Subjek dan tujuan harus jelas

·         Semua informasi harusberhubungan dengan subjek dan tujuan

·         Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

·         Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Suatu pesan yang disusun dengan akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens dan mempermudahkan pekerjaan komunikator.

• Membantu audiens memahami suatu pesan

Dapat dilakukan dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secata logis dan runtut dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan sehingga membuat audiens mudah untuk memahami maksud dan tujuan dari pesan

• Membantu audiens menerima suatu pesan

Disamping membantu dalam memahami maksud dan tujuan pesan, juga membantu audiens menerima suatu pesan contohnya,seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk ke manajer toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat kabar yang diberikan sudah disusun dengan menggunakan kata yang logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran.

• Menghemat waktu

Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah menyampaikan informasi yang relevan saja agar wajtu yang dimiliki oleh audiens dapat dihemat.

• Mempermudah pekerjaan komunikator

Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaanya. Contohnya surat dimulai dengan suatu pernyataan yang netral sehingga pembaca tidak merasa keberatan untuk menerimanya, selanjutnya pernyataan penolakan dinyatakan secara tidak langsung sehibgga pembaca kecewa dan disertai dengan memberikan jalan pemecahan. Pada penutup surat, selain pernyataan terima kasih, juga disampaikan harapan pada masa yang akan datang agar tetap terjalin komunikasi yang baik

PENGORGANISASIANPESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Ada 2 proses dalam mengorganisasi pesan-pesan melalui outline

1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Dalam menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting karena dengan adanya outline akan membantu menvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lai. Disamping itu, outline juga akan menuntut untuk mengkomunikasikan ide-ide denfan cara yang lebih sistematik, efesien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu mengekspersikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengertidsn memahami pola pemikiran.

          Susunan suatu outline ada 3 yaitu :

·      Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok dapat dirangkum menjadi 2 hal yaitu apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya dan mengapa harus melakukan merupakan titik awal untuk membuat outline

·      Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebutIlustrasi dengan bukti-bukti.

·      Tahap ketiga yaitu mengilustrasikan dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang disajikan, outline yang dibuat akan menjadi semakin baik.

2. Mententukan urutan dengan rencana organisasional

          Ada dua pendekatan penting dalam menentukan urutan dengan rencana organisasional yaitu:

a)     Pendekatan Langsung

Pendekatan langsung  sering disebut juga sebagai pendekatan deduktif (Deductive Approach). Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukung. Reaksi audiens cenderung positifb atau menyenangkan.

b)    Pendekatan Tidak Langsung

Pendekatan tidak langsung sering disebut dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian ikut dengan ide pokoknya.

        Secara umum, pendekatan langsung itu baik, jika para audiens mempunyai hasrat, tertarik senang atau netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Jika mereka menolak pesan-pesan yang anda sampaikan, tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh, sehingga lebuh baik menggunakan pendekatan tidak langsung. Oleh karena itu, jika reaksi para audiens positif, gunakanlah pendekatan langsung dan sebaliknya, jika audiens reaksinya negatif, gunakanlah pendekatan tidak langsung.

MEMILIH RENCANA ORGANISASIONAL YANG COCOK

        Adapun cara memilih rencana organisasional yang cocok sebagai berikut:

·      Direct Request

Direct request dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda berkeinginan sekali mengetahui berbagai hal tentnag produk tersebut seperti karakteristik, harga dan cara pembayaran, maka anda dapat membuat direct request.

·      Pesan-pesan Rutin, Good News atau Goodwill

Jika anda memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap anda, audiens akan menjadi netral. Jika anda mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan atau ucapan selamat dari teman sejawat. Maka pesan-pesan rutin, goodnews atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung

·      Pesan-pesan Bad News

Jika anda mengumumkan penolakan suatu lamaran, menolak kredit, merampingkan karyawan atau menurunkan pangkat, audiens anda umumnya akan kecewa atau tidak menyenangkan. Oleh karena itu dapat diterapkan pendekatan tidak langsung.

·      Pesan-pesan Persuasif

Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang anda sampaikan, pesan-pesan persuasive dapat dilakukan pendekatan dengan pendekatan tak langsung

Berikut ini merupakan rangkuman bagaimana masing-masing berdasarkan rencana organisasional, pembuka, isi dan penutup sebagai berikut :

Reaksi Audiens	Rencana Organisasional	Pembuka	Isi	Penutup
Tertarik	Direct Request	Mulai dengan permintaan atau ide pokok	Rinci/ detail	Rasa hormat dan adanya tindakan khusus
Senang	Pesan-pesan Rutin	Mulai dengan idea tau good news	Rinci/detail	Rasa hormat refrensi ke good news
Tidak Senang	Bad news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news	Mulai dengan pernyataan netral, nyatakan bad news dan beri saran positif	Beri alasan yang rasional dan logis	Rasa hormat
Tidak Tertarik	Pesan Persuasif	Mulai dengan pernyataan yang mengundang perhatian	Tumbuhkan hasrat audiens	Perlu tindakan